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Metodología scrum resumen

Portada color amarillo del libro Scrum, el arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo de jeff sutherland
Scrum-Jeff Sutherland

El método SCRUM es la respuesta a todas tus dudas sobre el trabajo productivo. 

El método Scrum es una manera ágil y rápida de alinear a todas las personas de tu equipo en un proyecto, por medio de Okrs, aclarando dudas y estableciendo una línea de tiempo para su solución.

A través del libro “SCRUM: el arte de hacer el doble en la mitad del tiempo” Jeff Sutherland propone un nuevo enfoque hacia el trabajo en equipo. En un entorno funcional, flexible, colaborativo y adaptable al cambio, creado para habilitar la agilidad empresarial, desarrollo de software y cualquier proyecto en general.

Te recomiendo leer: Mide lo que importa – John Doerr

Esta metodología deja a un lado la engorrosa e impredecible Gráfica de Gantt donde el proyecto se lleva a cabo paso a paso a manera de cascada. Lo cual no permitía una retroalimentación por parte de los consumidores hasta su lanzamiento.

En este artículo te daremos un resumen breve de las ideas principales del libro al igual de un caso práctico de cómo aplicarlo.

CAPÍTULO 1: El mundo no marcha bien. 

Proyecto Buró Federal de Investigación, FBI de Estados Unidos: Proyecto en el cual, por más de una década había intentado poner al día su sistema de cómputo sin éxito. Había gastado grandes cantidades de dinero en sistemas que jamás concluyeron. 

A lo largo de este resumen conocerás el reto que emplearon para migrar todos sus sistemas a un medio digitalizado aplicando la metodología Scrum para concluir con el proyecto en solo 2 años.

CAPÍTULO 2: Los orígenes de SCRUM

“Aprende a pensar como robot” es una frase aprendida por el autor durante un empleo en Cambridge, Massachusetts, donde un profesor de inteligencia artificial del MIT, llamado Rodney Brooks le explicó la forma en que funcionan los robots. Éstos no disponen de una base de datos, conocía todo por primera vez cada vez que se encendía.

Este sistema muestra cómo asimilar el entorno en 4 fases: observar, orientarse, decidir y actuar.

La clave para Jeff fue crear un sistema capaz de coordinar a las personas con retroalimentación constante para alcanzar niveles más altos en su desempeño. Esto implicaba prescindir de la Gráfica de Gantt y adoptar un nuevo método para aumentar la productividad, el cual busca evaluar qué se hace y perseguir la mejora contínua.

Una estrategia muy efectiva para lograr estas mejoras es el concepto Shu-Ha-Ri, tomando como base este término de las artes marciales, ¿Qué significa esto?

Shu – Es el estado rígido, aquí se definen las reglas de juego y formalidades como en pasos de baile.

Ha – Ya que dominan estas reglas se vuelven más flexibles

Ri – En este paso el proceso ya se conoce como la palma de la mano, es fluido y se puede explorar nuevos horizontes más creativos en la práctica.

Primero se aprenden las reglas, después haces innovaciones. Por ultimo deshechas formalidades, y con el aprendizaje que se ha obtenido se toman desiciones de modo casi inconsciente

“No hay reto que no podamos alcanzar trabajando unidos con claridad de los objetivos y conociendo los instrumentos”- Carlos Slim 

CAPÍTULO 3: Equipos

Existen personas que trabajan por su cuenta, pero los equipos mueven al mundo. No podemos pensar en Scrum dejando de lado el papel fundamental que tienen los equipos él. 

Todos hemos sido parte de un equipo, algunos cambiando el mundo y otros han fracasado, claramente todos queremos ser parte de un grupo exitoso, pero… ¿Cuál es el elemento común de los equipos de alto rendimiento? Los estudios recientes encuentran 3 características esenciales

  1. Son trascendentes: Esto significa que tienen un propósito más allá de lo individual, no se conforman y buscan alcanzar lo extraordinario
  2. Son autónomos: La autonomía les permite trabajar de acuerdo a su criterio, tomando sus propias decisiones.
  3. Interfuncionales: Tienen todas las habilidades que necesitan para llevar su proyecto.

¿El tamaño importa? Sí, estos equipos deben ser pequeños, ya que más recursos hacen más lento a un equipo. La cifra ideal son 7 integrantes, aunque se puede abarcar un rango entre 5 y 9, no más. 

Scrum Master

Todo equipo eficiente requiere de un buen líder, aquí es donde entra el guardián de la metodología, el Scrum Master. Esta persona es la encargada de guiar al equipo hacia la mejora contínua, asegura la transparencia pero, sobretodo elimina todo aquello que esté bloqueando al equipo.

dibujo de un grupo de personas cargando al scrum master, felices

CAPÍTULO 4: Tiempo

Tic toc, es una realidad que el tiempo es el recurso más importante que tenemos, ya que es limitado, y como tal hay que aprovecharlo al máximo. La metodología Scrum divide el tiempo por cortos períodos, a los cuales se les llama Sprints. Una vez finalizado el sprint se realiza una pausa para saber dónde estamos y se repite el proceso nuevamente.

CASO PRÁCTICO

Cervus, una consultoria latinoamericana se dio cuenta de los problemas de transparencia que existían durante la ejecución de los procesos al implementar diversos métodos con la Gráfica de Gantt, sin éxito y con retrasos en los tiempos de entrega de los proyectos, por lo que comenzaron a implementar la metodología Scrum. 

Tomaron un pizarrón y lo dividieron en 3 columnas: Pendientes, en proceso, terminado. La dinámica consiste en realizar una lista de las actividades a ejecutar durante un sprint, o sea durante la semana y colocarlas mediante post its en el tablero. 

Durante el transcurso de la semana cada miembro del equipo toma cada una de estas tareas y las va pasando por las columnas hasta finalizar con el proceso. Todo el equipo puede ver qué está haciendo cada integrante en todo momento.

Parece fácil, ¿no? Bueno aquí van las reglas del juego:

  1. Al final del sprint nada pasa a terminado si no se puede usar (si no lo puede manejar, volar, cuadrar)
  2. La duración de cada sprint es fija, no debe ser una semana uno y de 2 o más otro. ya que esto te permitirá saber la cantidad de trabajo que puedes realizar en un período determinado y no puedes comparar algo que nos sea congruente.
  3. Una vez asignado el número de tareas en un sprint se congela, no se puede añadir más.
  4. La reunión diaria: Cada día se debe hacer una reunión con todos los equipos, no más de 15 minutos y el Scrum Master debe formular las siguientes preguntas:
  • ¿Qué hiciste ayer?
  • ¿Qué hiciste hoy?
  • ¿Qué obstruye el avance del equipo?

En Cervus se realizan 2 reuniones diarias, una al inicio del día con las actividades que realizará cada equipo y una al finalizar el día, respondiendo a las actividades realizadas, así como un aprendizaje y algo que los bloquee y no les permita avanzar en su sprint.

Es muy importante ser práctico, en específico si manejas un equipo grande así que te recomendamos agregar un cronómetro y dar un limite de tiempo máximo para cada participación.

CAPÍTULO 5: El desperdicio es un crimen

Dibujo con una grieta en medio y un cartel de peligro

“El desperdicio es lo que contamina nuestro trabajo, y corroe la productividad, organizaciones, vida y sociedad” esta poderosa frase envuelve este capítulo a través de 5 principios básicos: 

  • Una cosa a la vez

¿Alguna vez has escuchado a una persona decir que es experta en multitasking? 

Estoy segura que muchas de estas personas no conocen el concepto “Interferencia de doble tarea”, lo cual básicamente es el desperdicio generado por el cambio de contexto al realizar muchas tareas al mismo tiempo. 

Piénsalo así: estás trabajando en un artículo, respondes un mensaje en tu celular y continúas ¿Qué pasa si tomas el tiempo en las actividades y desenfoque al cambio de tarea? Ese es el desperdicio. Está comprobado que tu cerebro no puede procesar 2 cosas al mismo tiempo, por lo tanto ¡No lo hagas!   

  • Hacer a medias es no hacer 

El “trabajo en proceso” es tener cosas dispersas que no sirven para nada. Tener 5 tareas parcialmente concluidas te lleva al uso de recursos, tiempo y esfuerzo que no te ha llevado a nada.

  • Hazlo bien a la primera

Si cometes un error debes corregirlo cuanto antes, de lo contrario puede consumirte hasta 20 veces tiempo y esfuerzo si lo haces después.

  • Trabajar de más solo crea problemas

Trabajar menos permite hacer más con mayor calidad. La sobrecarga laboral de más conduce a cometer más errores, las personas se distraen de más y distraen a otros. 

  • Sé razonable

Brinda a tu equipo metas desafiantes, motivándolos para hacer más sin caer en objetivos absurdos e irracionales.

CAPÍTULO 6: Planea realidades, no fantasías

“Creer que puedes planear todo es tan atractivo que la planeación termina siendo más importante que el plan y éste más importante que la realidad” Ese es un error básico ya que muchas veces se traduce en fantasía, planea solamente tareas manejables, de manera comprensible y traza metas.

La clave es ir afinando el plan a lo largo del proyecto, lo suficiente para cumplir el próximo incremento de valor para tener al final de cada repetición algo valioso para tus clientes.

dibujo del scrum master y su grupo de trabajo definiendo objetivos

Planea tu sprint:

En cada sprint debe realizarse una reunión para analizar las tareas que se van a ejecutar para conocer su valor real y conocer la rapidez con la que avanza el equipo.

Ahora podemos responder cuándo estará terminado el trabajo, ya que podemos medir las actividades que se estarán realizando. Una vez conocida tu velocidad encuentra lo que te impide trabajar más rápido, lo que te bloquea para poder agilizar el proceso para duplicar la producción o reducir el tiempo de entrega.

CAPÍTULO 7: Felicidad

La felicidad es esencial para tu empresa, la gente feliz vende más, gana más, cuesta menos es más sana y tiene menos probabilidades de abandonar su empleo. La felicidad se traduce en mayores resultados y mayor productividad.

Ahora ¿Cómo podemos medir la felicidad en más productividad? Al final de cada sprint cada integrante debe responder lo siguiente:

  1. En una escala de 1 a 5, ¿cómo te sientes con tu papel en la compañía?
  2. En esa misma escala ¿cómo te sientes con la compañía en general?
  3. ¿Por qué te sientes así?
  4. ¿Qué te haría más feliz en el siguiente sprint?

Esto te permitirá predecir la productividad. Conocer la felicidad de tu equipo te permitirá generar un indicador de un problema antes que suceda.

Como vimos en el capítulo 3, lo que hace felices a las personas es la autonomía, maestría y propósito, así como la transparencia. Tener un tablero actualizado con las actividades que está realizando cada integrante del equipo es vital para lograrlo.

dibujo del scrum master con su equipo de trabajo planeacion las actividades

CAPÍTULO 8: Prioridades El punto para definir las prioridades es elaborar la lista de pendientes, de esta forma podremos identificar lo que se va a realizar primero, esto implica encontrar los elementos que rindan más valor para el cliente con menor riesgo. 

Te recomiendo leer: Enfócate en lo que importa.

  • Responsable del producto

La clave para tener algo demostrablemente terminado es establecer las tareas por orden de prioridad y para lograrlo necesitarás a un responsable del producto. ¿Cuál son sus funciones? 

  1. Debe conocer todo el terreno, conocer los procesos y qué es lo que tiene mayor valor, actualizar los pendientes y llevar el orden.
  2. Debe tener la autoridad para tomar decisiones.
  3. Debe mantener comunicación constante con el equipo.
  4. Es el encargado de medir el valor.

Una vez ordenadas la prioridades es hora lanzar tu PMV y presentarlo al público lo más pronto posible para obtener retroalimentación y conocer lo que consideran valioso para realizar las modificaciones necesarias.

CAPÍTULO 9: Adaptable

Si bien esta metodología tiene su origen en el desarrollo de software no sólo se limita a este rubro. Actualmente puede usarse en muchas áreas y proyectos, desde la planeación de una boda hasta la  fabricación de una nave espacial, incluso se ha extendido hasta las escuelas, donde los estudiantes mueven sus pendientes en su pizarrón de Scrum. También ha sido un aliado para ONGs y organizaciones del gobierno.

CONCLUSIÓN

Scrum es una metodología capaz de revolucionar la forma en la que una compañía trabaja, crea, planea y piensa. Busca romper obstáculos que impiden la agilidad y presentar un modelo que evite el desperdicio y asegure la felicidad tanto individual como de los equipos en una organización. 

Tomando como referencia del método Lean y Kanban, Scrum propone una manera eficiente de planear y ejecutar proyectos, dejar de lado las largas horas de planeación y reuniones innecesarias y se centra en todo aquello que es importante, dar valor a los clientes.

Te recomiendo leer: Metodologia Lean Startup resumen.

Atrévete a probar algo diferente y notarás que lo único que puedes perder es el tiempo en cosas que no valen la pena y puedes ganar más de lo que imaginas, vale la pena intentarlo ¿no?

 ¡Me encantaría saber qué piensas de esta metodología y si alguna vez has usado o usas un SCRUM en tu organización. 


Jeff Sutherland
Jeff Sutherland

El Dr. Jeff Sutherland es uno de los creadores del proceso de desarrollo del software Scrum. Se graduó de la Academia Militar de los Estados Unidos y se convirtió en médico en la Facultad de Medicina de la Universidad de Colorado

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